Verwaltungstransformation – Gemeinsam die neue Kirchenverwaltung gestalten

Leistungsstark, zukunftsfähig und pastoral ausgerichtet. So sieht die Kirchenverwaltung der Zukunft aus. Zusammen mit der Pastoralen Transformation beginnt mit dem Programm zur Verwaltungstransformation ein umfassender Veränderungsprozess. Dabei werden zwei zentrale Ziele verfolgt: Zum einen entsteht aus den bisherigen drei Gemeindeverbänden und dem Erzbischöflichen Generalvikariat eine neue, leistungsstarke und kundenorientierte Verwaltungseinheit. Zum anderen wird eine übergreifende Kita-Holding etabliert, die Verwaltung, den pastoralen Auftrag sowie die politische Interessensvertretung der KiTas bündelt.

Im Zentrum steht eine einheitliche Organisation. Diese vereint klare Zuständigkeiten, digital und qualitativ optimierte Prozesse, Nähe zu den Pfarreien und Kitas sowie nachhaltige Qualitätssicherung. Dadurch sollen eine schnellere und effizientere Aufgabenerledigung, hohe Kundenorientierung und langfristige Wirtschaftlichkeit sichergestellt werden.
Dabei wird eine Infrastruktur geschaffen, die die Vorteile regionaler Standorte mit optimierten Arbeitsabläufen verknüpft und gleichzeitig die regionale Verankerung der Verwaltung stärkt.

Ziel ist eine effiziente Verwaltung

Mit diesem ganzheitlichen Ansatz soll die Kirchenverwaltung nicht nur weiterentwickelt, sondern vor allem die Grundlage für eine zukunftsfähige Pastoral gelegt werden. Ziel ist es, eine effiziente Verwaltung zu etablieren, die die pastoralen Anliegen unterstützt und es der Kirche ermöglicht, flexibel auf zukünftige Herausforderungen zu reagieren und ihren Auftrag weiter zu erfüllen.

Alle Kern- und Unterstützungsprozesse in der Bistumsverwaltung werden von Anfang bis Ende beschrieben, optimiert und digitalisiert. Die Verwaltung dient dabei immer der Pastoral und orientiert sich eng an den Anforderungen der Seelsorgeräume. Gleichzeitig schafft sie klare Zuständigkeiten, erhält regionale Strukturen und bietet Sicherheit für die Mitarbeitenden.

Projektleitung: Florian Lüdeke und Tobias Kroll

Leitprinzipien:

• Verwaltung dient der Pastoral: Die Transformation der Verwaltung ist auf die Transformation der Pastoral auf Seelsorgeräume ausgerichtet.
• Standardisierung und Digitalisierung: Einheitliche Prozesse und klare Zuständigkeiten
• Struktur folgt den End-to-End-Prozessen, das heißt diese werden vom Ausgangs- bis zum Endpunkt betrachtet.
• Struktur und Prozess ermöglichen eine weitestgehende Gestaltungs- und Entscheidungsfreiheit vor Ort.
• (Kirchen-)rechtliche Anforderungen werden erfüllt, Vereinfachungen sind mitzudenken.
• Regionale Standorte bleiben bestehen.
• Die Sicherheit der Arbeitsplätze ist gegeben, die Aufgaben können sich ändern.
• Die Bestandsaufnahme wird breit für alle Nutzergruppen von Verwaltung angelegt, mit dem Ziel einer darauf aufbauenden Priorisierung. Dabei werden alle der Verwaltung angeschlossenen Organisationseinheiten betrachtet (Arbeitsfelder Ressourcen & Dienste, Gemeindeverbände, Pfarreien).

Die Teilprojekte der Bistumsverwaltung werden nicht isoliert bearbeitet. Zentrale Querschnittsbereiche sorgen dafür, dass alle Maßnahmen aufeinander abgestimmt sind und Synergien genutzt werden.

Fachberatung & Interessenvertretung:
Stellt sicher, dass Fachfragen professionell bearbeitet und politisch vertreten werden.

Serviceorientierung & Nutzerperspektive:
Die Bedürfnisse von Eltern, Mitarbeitenden und Seelsorgeräumen fließen in alle Prozesse ein.

Rechtliche Würdigung & Aufsicht:
Gewährleistet Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten.

Veränderungsmanagement:
Begleitet die Teams, stellt Personalentwicklung sicher, bindet Betroffene frühzeitig ein. Entwickelt gemeinsam mit der Kommunikation Maßnahmen zur Kultur und zum Zusammenwachsen der zukünftigen Dienstgemeinschaft

Kommunikation:
Schafft Transparenz durch regelmäßige zielgruppengerichtete Information. (Homepage, Dialogformate für intern und extern, Info-Mail und Mitarbeitendengruppe im Social Intranet).

Projektcontrolling & PMO:
Behält Zeitpläne, Budgets und Zielerreichung im Blick.

Synchronisation mit der Pastoraltransformation:
Stellt sicher, dass die Verwaltung optimal an die Strukturen der Seelsorgeräume anschließt.